Daňová evidence OSVČ: co obsahuje a jak ji vést

Daňová evidence OSVČ je zákonem daný přehled příjmů, výdajů, majetku a dluhů, ze kterého spočítáš základ daně, když neuplatňuješ paušální výdaje, nejsi v paušální dani a nevedeš účetnictví. Upravuje ji § 7b zákona o daních z příjmů, který říká, co v ní být musí, ale ne, jak má vypadat. Stačí tabulka, program i papírový sešit. Rozhoduje obsah, inventura k poslednímu dni roku a to, jak dlouho evidenci schováš.

Kdo musí daňovou evidenci vést

Tři cesty, jak OSVČ uplatňuje výdaje

Živnostník nebo jiná osoba samostatně výdělečně činná má v zásadě tři možnosti. Může uplatnit výdaje procentem z příjmů, vstoupit do paušálního režimu, nebo prokazovat skutečné výdaje. Kdo zvolí třetí cestu a zároveň nevede účetnictví, postupuje podle § 7 odst. 13 zákona o daních z příjmů právě podle § 7b, tedy vede daňovou evidenci. Je to cena za to, že odečítáš výdaje, které jsi opravdu zaplatil.

Kdy už nestačí a nastupuje účetnictví

Zákon o účetnictví v § 1 odst. 2 řadí mezi účetní jednotky fyzické osoby zapsané jako podnikatelé v obchodním rejstříku a podnikatele, jejichž obrat podle zákona o DPH přesáhl za předchozí kalendářní rok 25 milionů korun. Povinnost pak platí od prvního dne dalšího roku. Účetnictví můžeš vést i dobrovolně. Jakmile jsi účetní jednotkou, daňová evidence pro tebe končí a přechod se řídí přílohou č. 3 zákona o daních z příjmů. Širší srovnání najdeš v průvodci účetnictví pro OSVČ od základů.

Co obsahuje daňová evidence podle § 7b

Příjmy a výdaje v potřebném členění

Prvním pilířem jsou příjmy a výdaje, a to v členění potřebném pro zjištění základu daně. V praxi to znamená oddělit položky, které základ daně ovlivňují, od těch, které ho neovlivňují. Do druhé skupiny patří třeba vklad vlastních peněz do podnikání, výběr peněz pro soukromou potřebu nebo zaplacení majetku, který se do výdajů dostává postupně přes odpisy.

Majetek a dluhy

Druhým pilířem jsou údaje o majetku a dluzích. Co se považuje za jednotlivé složky majetku, určují podle § 7b odst. 2 předpisy o účetnictví, pokud zákon o daních z příjmů nestanoví jinak. Patří sem hmotný majetek, zásoby, peníze na účtu a v hotovosti, pohledávky za odběrateli a na druhé straně dluhy vůči dodavatelům.

Jak se majetek a dluhy oceňují

Odstavec 3 téhož paragrafu stanoví, jakou hodnotou se jednotlivé položky zapisují. Hmotný majetek se oceňuje podle § 29, pohledávky podle § 5. Ostatní majetek koupený za peníze zapíšeš pořizovací cenou, vyrobený ve vlastní režii vlastními náklady a získaný zdarma cenou podle zákona o oceňování majetku. Dluhy se při vzniku zapisují jmenovitou hodnotou, při převzetí pořizovací cenou. Peníze a ceniny vždy jmenovitou hodnotou.

Jak vést daňovou evidenci jako OSVČ v praxi

Forma je na tobě

Zákon určuje obsah, formu ale nepředepisuje. Potvrzují to i praktické příručky pro podnikatele: stačí tabulka v Excelu, jednoduchý program nebo papírové knihy. Důležité je, aby u každé položky bylo datum, číslo dokladu a stručný popis, podle kterého ji dohledáš. Kdo vystaví pár faktur za rok, vystačí si s tabulkou, kdo má stovky nákupů, ocení program.

Peněžní deník a další knihy

Páteří bývá peněžní deník, tedy chronologický seznam příjmů a výdajů. K němu se obvykle přidává kniha pohledávek a závazků, kde máš vydané faktury, které ještě nikdo nezaplatil, a přijaté faktury, které ještě nezaplatil ty. Dál evidence hmotného majetku s odpisy, kniha zásob, pokud prodáváš zboží, a kniha jízd, pokud jezdíš autem zařazeným v podnikání.

Kdy příjem a výdaj zapsat

Daňová evidence pracuje s penězi, které skutečně přišly nebo odešly. Faktura, kterou vystavíš v prosinci a klient ji zaplatí v lednu, je příjmem až v novém roce. Stejně tak výdaj se počítá podle úhrady, ne podle data na dokladu. Proto potřebuješ knihu pohledávek a závazků, ze které na konci roku vyčteš, co je ještě nezaplacené.

Hotovost a zvláštní záznamy

Daňový řád v § 97 ukládá každému, kdo v podnikání platí nebo přijímá hotovost, vést průběžnou evidenci těchto plateb, pokud je nezapisuje v jiné zákonné evidenci. Dobře vedený peněžní deník tuhle povinnost pokryje. Správce daně ti navíc může rozhodnutím uložit, abys vedl zvláštní záznamy potřebné pro správné stanovení daně.

Majetek nad 80 000 Kč a odpisy

Kdy jde o hmotný majetek

Podle § 26 odst. 2 zákona o daních z příjmů je hmotným majetkem samostatná movitá věc, jejíž vstupní cena je vyšší než 80 000 Kč a která má provozně technickou funkci delší než jeden rok. Hranici je dobré ověřit v aktuálním znění zákona, protože se v minulosti měnila.

Proč nejde do výdajů najednou

Zaplacení takového majetku není jednorázovým výdajem. Do výdajů se podle § 24 odst. 2 písm. a) dostává postupně formou odpisů podle § 26 až 33. V evidenci majetku proto vedeš vstupní cenu, způsob odpisování, roční odpisy a zůstatkovou cenu. Když majetek prodáš nebo vyřadíš, zůstatková cena se za podmínek zákona stává výdajem. Věci pod hranicí hmotného majetku jdou do výdajů rovnou.

Uzávěrka na konci roku

Inventura k poslednímu dni

Podle § 7b odst. 4 provedeš k poslednímu dni zdaňovacího období zjištění skutečného stavu zásob, hmotného majetku, pohledávek a dluhů a sepíšeš o něm zápis. Spočítáš zboží na skladě, zkontroluješ, že stroj, který odepisuješ, pořád máš, a projdeš nezaplacené faktury na obou stranách.

Co dělat s rozdíly

Když inventura odhalí rozdíl, například chybějící zboží nebo pohledávku, kterou už nikdo nezaplatí, upravíš o něj základ daně podle § 24 a 25. Zápis z inventury si schovej spolu s evidencí, při kontrole doloží, proč se základ daně liší od prostého rozdílu příjmů a výdajů.

Jak dlouho evidenci archivovat

Paragraf 7b odst. 5 ukládá uschovávat daňovou evidenci za všechna zdaňovací období, pro která neuplynula lhůta pro stanovení daně. Tu upravuje § 148 daňového řádu: činí tři roky a začíná běžet dnem, kdy uplynula lhůta pro podání řádného přiznání. Daňová kontrola nebo dodatečné přiznání ji ale prodlužují nebo spouštějí znovu, takže končí nejpozději po deseti letech. Doklady proto nevyhazuj hned po třech letech, dokud si neověříš, že za dané období nic neběží.

Daňová evidence, paušální výdaje, nebo paušální daň

Srovnání evidenčních povinností

Režim	Co musíš evidovat	Pro koho se hodí
Daňová evidence	Příjmy a výdaje, majetek a dluhy, inventura k poslednímu dni roku	Vysoké skutečné výdaje, zásoby, drahý majetek
Výdaje procentem z příjmů	Záznamy o příjmech a evidence pohledávek	Nízké skutečné výdaje, služby bez skladu
Paušální daň	Bez daňové evidence; při příjmech s různým procentem výdajů záznamy o příjmech pro prokázání pásma	Jednoduchá činnost s předvídatelnými příjmy

Paušální výdaje neznamenají žádnou evidenci

Kdo uplatní výdaje procentem z příjmů, tedy 80, 60, 40 nebo 30 procenty podle druhu činnosti, výdaje neprokazuje. Podle § 7 odst. 8 ale musí vždy vést záznamy o příjmech a evidenci pohledávek. Paušální režim podle § 7a jde ještě dál a daňovou evidenci nevyžaduje vůbec, záznamy o příjmech jsou potřeba jen u části poplatníků. Kdy se jednotlivé cesty vyplatí, rozebírá článek komu se paušální daň vyplatí.

Přechod mezi režimy má háček

Když z daňové evidence přejdeš na výdaje procentem nebo do paušální daně, nebo když činnost ukončíš, ukládá § 23 odst. 8 upravit základ daně. Přičteš pohledávky, které by se při úhradě staly příjmem, a cenu nespotřebovaných zásob, odečteš dluhy, které by se při úhradě staly výdajem. Úprava se dělá za rok před změnou dodatečným přiznáním, které podáš nejpozději do termínu přiznání za rok, kdy ke změně došlo. Bez knihy pohledávek a závazků to nespočítáš.

Na co si dát pozor

Většina potíží s evidencí nevzniká při kontrole, ale o několik let dřív, kdy se něco nezapíše nebo zapíše špatně. Praktické tipy, jak si papírování rozvrhnout do týdne, shrnuje návod, jak zvládnout administrativu jako OSVČ. Tady je pět chyb, které se v daňové evidenci objevují nejčastěji.

1. Míchání soukromých a podnikatelských plateb bez rozlišení, co ovlivňuje základ daně.
2. Uplatnění drahého stroje nebo auta jako jednorázového výdaje místo odpisů.
3. Zápis faktur podle data vystavení, ne podle data úhrady.
4. Vynechaná inventura a chybějící zápis k poslednímu dni roku.
5. Skartace dokladů po třech letech, přestože lhůta pro stanovení daně kvůli kontrole nebo dodatečnému přiznání ještě běží.

Pokud ti skutečné náklady vycházejí nízko, porovnej evidenci s možností uplatnit výdaje procentem z příjmů, kde stačí záznamy o příjmech a pohledávkách.

Časté otázky

Co je daňová evidence OSVČ?

Je to evidence podle § 7b zákona o daních z příjmů, ze které OSVČ zjišťuje základ daně, když prokazuje skutečné výdaje. Obsahuje příjmy a výdaje v potřebném členění a údaje o majetku a dluzích. Na konci roku ji doplňuje zápis o skutečném stavu zásob, majetku, pohledávek a dluhů.

Musím daňovou evidenci vést, když uplatňuji paušální výdaje?

Nemusíš, ale bez evidence úplně nejsi. Zákon ti ukládá vést záznamy o příjmech a evidenci pohledávek, protože ty se dodaňují například při ukončení činnosti. Výdaje ani majetek už ale prokazovat a evidovat nemusíš.

Můžu vést daňovou evidenci v Excelu?

Můžeš. Zákon předepisuje jen obsah, formu nechává na tobě. Důležité je, aby tabulka obsahovala všechny příjmy a výdaje s datem, číslem dokladu a popisem, oddělila položky, které základ daně neovlivňují, a aby k ní existovala evidence majetku, pohledávek a dluhů.

Jak dlouho musím daňovou evidenci uchovávat?

Dokud neuplyne lhůta pro stanovení daně za dané období. Základní lhůta je tři roky od konce lhůty pro podání přiznání, ale kontrola nebo dodatečné přiznání ji prodlouží. Nejzazší hranice je deset let, proto se vyplatí doklady držet déle než jen nutné minimum.

Co se stane s nezaplacenými fakturami, když přejdu na paušální daň?

Musíš upravit základ daně za poslední rok s daňovou evidencí. Přičteš pohledávky a nespotřebované zásoby a odečteš dluhy, které by se po zaplacení staly výdajem. Úpravu podáš dodatečným přiznáním nejpozději do termínu přiznání za rok, kdy jsi režim změnil.

Zdroje

• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (zakonyprolidi.cz)
• Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád (zakonyprolidi.cz)
• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (zakonyprolidi.cz)